为了对基金会的档案及荣誉证书的规范化管理，根据基金会档案管理及证书的实际需求，制定专门的档案管理员负责管理。由基金会签发的文件，签署的合同、合作协议、捐赠协议等、颁发的证书，奖牌、奖章登记表等、基金会的登记证、税务，发票、收据等都要按要求分类管理归档。
1、财务档案由财物总监指定的负责人收集、整理、归档和保存。
2、项目档案由各项目负责人在项目结束后一周内整理清楚，交给档案员归档和保存。
3、档案管理员必须尽职尽责，按照档案分类，合理归档和使用。要求各项目负责人按时上交已经完成的项目档案。维护档案的完整、准确与安全。负责办理借阅档案的手续，保证档案的归还和安全。负责档案保管，做到档案存放条理化、系统化、科学化，以利于档案的管理。
4、对于档案期限的管理，在条件许可的情况下，尽量延长保留时间。经过鉴定确需销毁的档案，须列出销毁档案清册。档案销毁，须经过理事长批准方可执行。档案销毁后，须在档案登记本上注明“已销毁”。
5、由基金会颁发的荣誉证书、奖牌、奖杯等。要统一编号，由专人负责制作，登记造册。对已颁发的证书、荣誉证书、奖牌、奖杯名单，由专人登记，归档、维护荣誉证书的严肃性。
6、本制度经景华公益基金会理事会通过后执行；
7、本制度的最终解释权归景华公益基金会秘书处；
8、本制度与北京市民政局、国家法律法规有关规定不一致的，以北京市民政局、国家法律法规为准。